‘De implementatie van het nieuwe systeem zal gefaseerd worden uitgevoerd. De klachten met betrekking tot het systeem zijn grotendeels te wijten aan gebrekkige communicatie vanuit de afdeling ICT. Men dient zich uiterlijk vrijdag te registreren voor deelname.’
Deze tekst liet een van onze cursisten ons zien. Het was een stukje uit een mail die ze kreeg op haar werk. Haar ‘wollige-taal’-alarm rinkelde meteen. Daarom besloot ze bij Schrijfdokters te informeren naar de mogelijkheden voor een schrijftraining ‘Toegankelijk schrijven’ voor haar hele team.
Lekker leesbaar in een paar stappen
Goed idee van haar, al zeggen we het zelf.😉, want aan het ‘implementatie’-tekstje hierboven te zien, was er inderdaad werk aan de winkel. Niet veel werk hoor, want al met een paar stappen maak je deze tekst prettig leesbaar.
Bij Schrijfdokters gebruiken we daarvoor onder meer een vast stappenplan, dat ook in ons e-book ‘Schrijven op B1-taalniveau’ staat. Het helpt je om teksten begrijpelijk en toegankelijk te maken zonder dat de inhoud verdwijnt.
Het 5-stappenplan: van ingewikkeld naar eenvoudig
Stap 1: Lees als een buitenstaander
Stel: je leest de tekst voor het eerst. Snap je meteen wat er staat? Of moet je zinnen twee keer lezen?
Stap 2: Zoek moeilijke woorden
Noteer woorden die je in gewone spreektaal niet zou gebruiken. Denk aan: ‘implementatie’, ‘middels’, ‘betreffende’, ‘men’. Vervang ze door eenvoudiger alternatieven.
Stap 3: Hak lange zinnen in stukken
Lange zinnen vertragen je lezer. Houd het bij één boodschap per zin. Dat leest prettiger én voorkomt verwarring.
Stap 4: Maak je tekst actief
Vermijd de lijdende vorm (‘wordt gedaan door’, ‘zal worden uitgevoerd’) en zeg wie wat doet (‘Ik regel het!’)
Stap 5: Spreek je lezer aan
Gebruik woorden als ‘je’ of ‘jij’. Dat maakt je tekst vriendelijker en directer.
Voor en na: wat het stappenplan oplevert
Even terug naar het stukje tekst uit de mail:
‘De implementatie van het nieuwe systeem zal gefaseerd worden uitgevoerd. De klachten met betrekking tot het systeem zijn grotendeels te wijten aan gebrekkige communicatie vanuit de afdeling ICT. Men dient zich uiterlijk vrijdag te registreren voor deelname.’
Poeh, even een aspirientje tegen de opkomende hoofdpijn innemen. Grapje. We pakken het stappenplan erbij.
Stap 1: Lees als een buitenstaander
Lees de tekst alsof je niet weet waar het over gaat. Snap je meteen wat er staat?
De implementatie van het nieuwe systeem zal gefaseerd worden uitgevoerd.
Hmm. Wat betekent ‘implementatie’? En wat is ‘gefaseerd’? Je moet deze zin echt even ontleden voordat je weet wat de schrijver bedoelt.
De klachten met betrekking tot het systeem zijn grotendeels te wijten aan gebrekkige communicatie vanuit de afdeling ICT.
Ook hier: veel woorden, weinig houvast. Wie heeft klachten? En wat staat er nou eigenlijk?
Men dient zich uiterlijk vrijdag te registreren voor deelname.
Wie is ‘men’? En wat betekent ‘registreren voor deelname’? Kortom: nee, als buitenstaander begrijp je deze tekst niet meteen.
Stap 2: Zoek moeilijke woorden
We halen de vaktaal en de formele woorden eruit:
- implementatie → invoering
- gefaseerd → stap voor stap
- met betrekking tot → over
- grotendeels te wijten aan → komt vooral door
- gebrekkige communicatie → onduidelijke uitleg
- men dient zich te registreren → schrijf je in
Stap 3: Hak lange zinnen in stukken
De originele tekst heeft drie zinnen die vol zitten met bijzinnen en abstracte formuleringen. We splitsen ze op. Bijvoorbeeld:
De klachten met betrekking tot het systeem zijn grotendeels te wijten aan gebrekkige communicatie vanuit de afdeling ICT.
- Veel mensen hebben klachten over het systeem.
- Dat komt vooral door onduidelijke uitleg vanuit de afdeling ICT.
Twee korte zinnen. Veel duidelijker.
Stap 4: Maak je tekst actief
Wie doet wat? Zet dat vooraan in je zin.
De implementatie van het nieuwe systeem zal gefaseerd worden uitgevoerd.
→ We voeren het nieuwe systeem stap voor stap in.
En:
De uitnodiging zal worden verstuurd door de afdeling communicatie.
→ De afdeling communicatie verstuurt morgen de uitnodiging.
(Dit laatste staat niet in het originele voorbeeld, maar je snapt wat we bedoelen.)
Stap 5: Spreek je lezer aan
Laat ‘men’ los en spreek je lezer gewoon aan.
Men dient zich uiterlijk vrijdag te registreren voor deelname.
→ Wil je meedoen? Schrijf je dan uiterlijk vrijdag in.
Nieuwe versie: helder en toegankelijk
Na deze vijf stappen ziet je tekst er zo uit:
‘We voeren het nieuwe systeem stap voor stap in. Veel mensen hebben klachten over het systeem. Dat komt vooral door onduidelijke uitleg vanuit de afdeling ICT. Wil je meedoen? Schrijf je dan uiterlijk vrijdag in.’
Zo. Dit stuk van de mail leest in elk geval een stuk fijner, toch? We weten natuurlijk niet hoe de rest van de mail eruit ziet. We hopen dat daarin wordt uitgelegd over welk systeem het gaat. En waar de medewerkers aan mee kunnen doen. Een toegankelijk tekst krijg je alleen als je naast dit stappenplan ook veel vragen stelt.
Ook aan de slag?
Wil jij ook van wollig naar wauw? En wil je dat met je hele team of organisatie? Dat kan. Schrijfdokters komt graag bij je langs voor een praktische schrijftraining waarbij jij en je collega’s leren hoe je teksten duidelijker, begrijpelijker en toegankelijker maakt. We stemmen de inhoud helemaal af op jullie wensen. Zo is de training persoonlijk en lekker praktisch. Neem gerust contact met ons op, dan zien we elkaar snel!
Wil je liever nu direct iets doen? Dan is ons e-book ‘Schrijven op B1-taalniveau’ wat je nodig hebt. Je gaat aan de slag met een duidelijke uitleg, een handige checklist, nog meer tips en veel praktische opdrachten.
Bij het e-book zit bovendien gratis schrijfcoaching. De eerste toegankelijke tekst die jij schrijft, mag je aan ons opsturen. Je krijgt dan persoonlijke feedback. We vertellen wat er goed gaat en wat er nog beter kan.
